專案管理怎麼做？│中小企業專案管理實務概論

曲在中小企業做企劃(資深行銷企劃人員、行銷企劃)做了7年多(不同公司)，後來轉作soho進入電商實體的家居產業，負責企劃相關內容也3年多了。

大部分的人並不知道，我們工作中有許許多多的專案，舉凡公司要開發團購通路、新產品上市、活動媒體宣傳、配合活動通路檔期上新品、內部採購流程改善、改善缺貨率、減少使用率低的資材庫存等等，這些都算專案管理。

專案管理是什麼呢？中小企業的專案管理又有什麼不同呢？

寫在前面的須知。

這裡不會有什麼證照課程，也沒有什麼好用的表格公式，更沒有太多專有名詞(如果我不小心說了專有名詞，請提醒我改掉)。這裡只有獲得高滿意度的實務經驗。

專案管理是什麼呢？

對曲來說，專案管理就是管理以下要素，讓專案順利執行推展，時限之內達成專案目的的工作。

我會將人與物拆開，是由於它們在中小企業中有很大的不同。

• 人
• 物
• 金錢
• 時間
• 流程

前面的人、物、金錢、時間，也可以用一個名次概括，也就是資源。

中小企業的專案管理有什麼不同？

首先，曲非常非常非常(很重要所以說三次)不建議大家用過多複雜的專業表格。這也是我開始工作後1~2年的心得，也是我進入零售產業1-2年後決定不考證照的原因之一。

如果你採用過多複雜的專案表格，往往「教會大家怎麼用專業表格」的阻力，約莫等同你推動專案要花費的精神，等於你同時背負了兩個阻力。除非這些表格在公司行之多年，或者這是老闆要推動的專案(教會大家專案流程)，否則我非常不建議這樣做。

不要抱怨說為什麼公司不專業，為什麼大家都不採用你的做法

你沒有陪公司走過過往，為什麼他們要配合一個新人的做法呢？

當我剛開始工作，發現當我excel設了比較複雜的公式，老闆每次用每次都要找我問公式的時候，我就發現弄太複雜絕對是搞死自己。

以下就分5個項目簡單敘述有什麼不同吧。看到寫篇就應該明白，這篇文章只是概述，我會分篇再寫囉。

中小企業專案管理實務：人力資源篇

中小企業與大型企業最大的不同就是，公司內部沒有什麼很明顯的職務屬性劃分，也就是你會看到採購兼企劃、出納兼採購、業務兼司機，這些都是有可能發生的事情。

批評之前，要先明白的是公司的營收規模不夠劃分職務，才會有這種狀況(站在公司立場是這樣)，我不能否認的是，有些老闆們也沒有什麼職務屬性功能的概念就是了。

在中小企業進行專案之前，人力資源最重要的事情，就是弄清楚「誰」負責「什麼事情」。誰是經手者，最清楚細節的人？誰是決策者，他說了算的人？擺平這些人專案就成了一半。

中小企業專案管理實務：採購篇

不知道該怎麼定義這個名字，想了想還是用淺顯易懂的採購吧。

採購在學校也是專門開一堂課，很多上新聞的也是採購……我想大家應該懂得我在說什麼吧。採購掌握了公司很多的金錢流向，因為要向外部採購資源，來達成專案目的。

採購可以很寬，舉凡公司文具、DM印刷、名片發印、樣品送檢都可以是採購的範圍，也有拆得很細，例如國外採購、國內採購，再大一點的公司也可能分品類採購等等。

專案管理當中，在什麼時間點、讓什麼項目數量品質的物品、抵達該到的地方，就是採購要達成的任務。曲待過的公司裡面，一個將採購掛在行銷部下面，一個將採購掛在營業單位下面，可見採購與營業單位的密不可分。

採購與銷售息息相關，沒進來東西（沒原料做東西），要拿什麼賣，對吧。

中小企業專案管理實務：金錢篇

企業存在的目的就是為了賺錢。

要怎麼賺錢呢？有利潤才能賺錢，利潤的來源簡單來說就是營收－成本＝利潤。概論就不認真探討成本了，如何控制上述的資源(成本)，來達到營收最大化，也是專案管理的部分。

舉例來說，一個案子發給A廠商，成本是B廠商的1.3倍，但若創造的營收是B廠商的2倍，或者正在趕商機上市，A廠商能夠節省許多來往溝通的時間成本，達到先搶商機的目的，都可能會決定採用A廠商。

也可能內部資源足夠讓B廠商在時限內，完成商品上市也符合品質標準，為了達到營收最大化，則會採用B廠商。中間有許多的變數影響，而這些在中小企業往往沒有具體的分析，多半靠得是老闆的經驗與敏銳的直覺。

中小企業在執行專案管理的時候，企劃一方面要了解老闆的直覺與經驗，一方面要發揮數據化能力的功能，當數據化資料與老闆的直覺或者經驗相悖的時候，需要提出數據說明，達到讓公司創造更高利潤的目標。

中小企業專案管理實務：時間篇

如何在「時限」內讓專案完成。

主要是對專案管理中各項資源、各個經手人員的掌控程度。例如鐵罐交期約45天、常常外出跑業務的主管通常3天看一次簽呈、國外供應商董事長確認一個禮拜一次。

錯過那個村，沒那個店。要讓大家照你想的時間確認事情，除非你掌握了很大的權責，否則很難辦到，擔任企劃職往往是你要記得，要配合對方。

大的專案，要配合的單位很多，以曲經手過的台北市花博食品統包的經驗來看，資材廠商就7-8家、食材廠商5-6家、設計公司2家、還有送審單位(花博有使用肖像與logo授權)等等，需要掌握每一個環節的時間點，以及各個單位的狀況。

經手人認不認真，交代東西會不會東漏西漏要補，你需不需要適時支援或者提醒等等。

當然內部時程又是另外一件事了。

中小企業專案管理實務：流程篇

想像你的腦袋裡面有一條河，只要是這條河上面流到上述人、物、時間、金錢都要確認。

還是以花博專案來說好了。

1. 所有進來的東西都要在公司系統內設檔，產品檔案怎麼建立(誰建、需要填寫的內容是什麼、上面的價格怎麼設)。像曲當時剛到職，這個案子非平日的常態性工作，當時也是靠著同事的幫忙，只是單純提供資料後都請同事建立。之後開始處理一般性的品號建立，怎麼設好查找、同類性的東西能夠一起看、價格怎麼透過系統控制，每一個細項都需要理解與確認。
2. 每一項資材的備貨天數、廠商確認回簽、預計交期與實際交期等等。食材同上。
3. 內部包裝的時間。加工包裝只有一個部門，臨時性的專案如何插入排程，平日包裝的量如何消化，主管有沒有安排支援加工的人手。
4. 外部出貨上架的時間，跟出貨部門的主管與司機有沒有談好，各個園區可以補貨送貨的時間，送貨的規範，進出入的指引等等。
5. 銷售後如何拆帳打單，多久可以請款等資料則是要交給財務部門。

河上有很多事情，很多環節，要一一想過確認，並且順利進行，這個專案才能順利進行囉。

後續，我會分享許多我在專案管理之中遇到的眉眉角角，希望能讓每次一負責專案就焦頭爛額的朋友們，從中突破一些未曾發現的盲點。下次見囉。

Q：為什麼曲寫的東西很雜？

因為曲長期都是整合性的工作，所以會的東西很雜。

Q：為什麼決定改寫專案管理？之前的內容行銷相關內容呢？

最近剛好又回到專案管理的職能比較多，就轉回寫這個了。